Si eres autónomo o gestionas una pequeña empresa, probablemente ya hayas oído hablar de la LOPD. Pero ¿sabes realmente qué obligaciones tienes tú, según lo que haces y a quién atiendes? La Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD), que adapta el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) al marco español, no distingue entre una gran corporación y un autónomo que trabaja desde casa. Si tratas datos personales, estás obligado a cumplir.
En este artículo te explicamos, de forma clara y sin tecnicismos innecesarios, qué exige la ley, quién está obligado y cómo afecta todo esto según el sector en el que trabajes. Porque no es lo mismo llevar una clínica que una tienda de ropa o una gestora contable.

¿A quién le afecta la LOPD? La respuesta corta: a casi todos

Uno de los errores más frecuentes entre autónomos y pequeñas empresas es pensar que la protección de datos es cosa de grandes corporaciones. Nada más lejos de la realidad.

La LOPD (junto con el RGPD europeo) te afecta si recoges, almacenas, usas o transmites cualquier tipo de dato personal. Esto incluye, por ejemplo:

  • El nombre y teléfono de tus clientes en una agenda o CRM.
  • Los datos de tus empleados o colaboradores.
  • Los currículums que recibes para cubrir vacantes.
  • Los datos de los usuarios que se suscriben a tu newsletter.
  • Las imágenes de cámaras de seguridad en tu local.
  • La información de los pacientes si trabajas en el ámbito sanitario.

Dicho de otro modo: si tienes una base de datos con nombres, correos o teléfonos, ya eres responsable del tratamiento de datos personales. Y eso conlleva obligaciones legales claras.

Las obligaciones básicas que todo autónomo o pyme debe cumplir

Con independencia del sector en el que operes, existen una serie de obligaciones mínimas que la ley exige a cualquier negocio que trate datos personales. Te las resumimos a continuación:

1. Registro de actividades de tratamiento

Debes documentar qué datos recoges, para qué los usas, cuánto tiempo los conservas y con quién los compartes. Este registro interno es obligatorio y puede ser requerido por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en caso de inspección.

2. Cláusulas de información y política de privacidad

Cuando recojas datos de un cliente, proveedor o cualquier persona, debes informarle de forma transparente: qué datos recoges, con qué finalidad, cuánto tiempo los guardas y cuáles son sus derechos (acceso, rectificación, cancelación, oposición). Si tienes web, necesitas una política de privacidad visible y accesible.

3. Contratos con encargados del tratamiento

Si cedes datos personales a terceros (una gestoría que gestiona tus nóminas, un proveedor de email marketing, una plataforma de facturación en la nube…), debes firmar un contrato de encargo de tratamiento con ellos. Muchos autónomos desconocen esta obligación y es una de las más sancionadas.

4. Medidas de seguridad técnicas y organizativas

La ley exige que protejas los datos que tratas con medidas adecuadas al riesgo: contraseñas seguras, cifrado de archivos, acceso restringido a la información, copias de seguridad… No se trata solo de instalar un antivirus, sino de tener una política activa de seguridad de la información.

LOPD por sectores: ¿qué necesitas exactamente según tu actividad?

Aquí es donde la cosa se pone más concreta. La LOPD establece distintos niveles de exigencia según el tipo de datos que se traten. No es lo mismo gestionar correos electrónicos de clientes que manejar historiales médicos o datos de menores. Vamos sector por sector.

Sector sanitario: clínicas, fisioterapeutas, psicólogos y médicos

Es el sector con mayor nivel de exigencia, ya que se tratan datos de salud, considerados datos especialmente sensibles por el RGPD. Si eres médico, fisioterapeuta, psicólogo o gestionas una clínica, debes:
  • Llevar un registro detallado de los tratamientos de datos de pacientes.
  • Obtener el consentimiento explícito del paciente para tratar su historial médico.
  • Garantizar la confidencialidad de la historia clínica.
  • Aplicar medidas de seguridad reforzadas en los sistemas informáticos donde se almacenan los datos.
  • Evaluar el impacto en protección de datos (EIPD) cuando se utilicen nuevas tecnologías.

Además, si tu consulta o clínica comparte datos con aseguradoras o laboratorios, necesitarás contratos de encargo de tratamiento específicos para cada uno de ellos. El incumplimiento en este sector puede acarrear sanciones muy elevadas.

Asesorías, gestorías y despachos profesionales

Gestorías y asesorías manejan a diario datos de sus clientes: números de NIF, datos bancarios, nóminas, declaraciones fiscales… Todo ello entra en la categoría de datos personales. Sus obligaciones principales son:
  • Firmar contratos de encargo de tratamiento con todos sus clientes.
  • Establecer protocolos internos de acceso a la información (quién puede ver qué datos).
  • Definir los plazos de conservación de la documentación de los clientes.
  • Disponer de una política de destrucción segura de documentos cuando se cumplan dichos plazos.
  • Proteger especialmente los datos bancarios y fiscales frente a accesos no autorizados.

En este sector, el deber de confidencialidad es especialmente crítico, ya que un empleado que acceda de forma indebida a los datos de los clientes puede generar una brecha de seguridad con graves consecuencias legales y reputacionales para el despacho.

Comercio minorista y tiendas físicas

Si tienes una tienda, aunque sea pequeña, probablemente recoges datos de clientes: tarjetas de fidelización, datos para envíos, formularios de contacto, cámaras de seguridad… Tus obligaciones incluyen:
  • Informar a los clientes cuando recoges sus datos para cualquier fin.
  • Colocar carteles informativos si tienes cámaras de videovigilancia.
  • Solicitar el consentimiento explícito para el envío de comunicaciones comerciales.
  • Incluir en tu web una política de privacidad, aviso legal y política de cookies si vendes online.

Las tiendas que operan también de forma online tienen obligaciones añadidas: el cumplimiento del RGPD en el e-commerce es especialmente relevante en 2026, con las nuevas exigencias en materia de cookies y consentimiento.

Peluquerías, centros de estética y bienestar

Aunque pueda parecer que una peluquería no maneja demasiados datos, la realidad es que sí: fichas de clientes, historial de servicios, datos de contacto para citas, incluso información sobre alergias o condiciones de la piel (dato de salud). Estas son sus obligaciones clave:
  • Contar con una ficha de cliente con cláusula informativa sobre protección de datos.
  • Gestionar correctamente las listas de contactos para recordatorios de cita (SMS, WhatsApp, email).
  • Si se usan apps o software de gestión de citas en la nube, firmar contrato de encargo de tratamiento con el proveedor.
  • Tratar con especial cuidado cualquier dato de salud que se recoja (alergias, condiciones dermáticas, etc.).

Abogados, procuradores y profesionales del derecho

Los despachos jurídicos manejan información extremadamente sensible de sus clientes: datos de procesos legales, situaciones económicas, conflictos familiares, antecedentes penales… El secreto profesional se superpone con las obligaciones de la LOPD, pero esto no exime del cumplimiento:
  • Deben llevar el registro de actividades de tratamiento diferenciado por tipo de expediente.
  • Es obligatorio informar al cliente sobre el uso de sus datos en el momento de contratación del servicio.
  • Si utilizan plataformas de gestoría o software jurídico en la nube, deben revisar las condiciones de privacidad del proveedor.
  • La destrucción de expedientes cumplidos los plazos legales debe hacerse de forma segura y documentada.

Academias, centros educativos y formación privada

Los centros de enseñanza privados y academias gestionan datos de alumnos, incluidos en muchos casos menores de edad, lo que añade una capa adicional de protección. Sus obligaciones específicas son:
  • Obtener el consentimiento de los padres o tutores para tratar datos de menores de 14 años.
  • No publicar imágenes de alumnos en redes sociales sin autorización expresa.
  • Gestionar con especial cuidado los datos sobre notas, informes pedagógicos o necesidades educativas especiales.
  • Proteger las plataformas digitales de formación online con las medidas de seguridad adecuadas.

La proliferación de clases online y plataformas de e-learning ha multiplicado los riesgos en este sector, ya que los datos de los alumnos circulan por herramientas de terceros (videollamadas, LMS, formularios…) sin que siempre se hayan firmado los contratos correspondientes.

¿Qué pasa si no cumples? Las sanciones de la AEPD en 2026

Muchos autónomos y pymes dan por hecho que la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) solo se ceba con las grandes empresas. Error. La AEPD tramita cada año cientos de expedientes sancionadores contra negocios de todos los tamaños, y las multas pueden ir desde advertencias formales hasta sanciones de miles de euros.
  • Infracciones leves: hasta 40.000 € (por ejemplo, no disponer de política de privacidad en la web).
  • Infracciones graves: hasta 300.000 € (falta de medidas de seguridad, cesión de datos sin base legal).
  • Infracciones muy graves: hasta 20 millones de € o el 4% de la facturación anual global (violaciones graves del RGPD).

Pero el impacto no es solo económico. Una sanción de la AEPD genera un daño reputacional considerable, especialmente en sectores donde la confianza del cliente es clave (salud, derecho, educación). Además, si se produce una brecha de datos, el negocio puede enfrentarse a reclamaciones civiles por parte de los afectados.

Cómo cumplir con la LOPD sin que te cueste un mundo: la solución para autónomos y pymes

Adaptar tu negocio a la LOPD no tiene por qué ser un proceso largo, caro ni complicado, siempre que uses las herramientas adecuadas y cuentes con el apoyo de profesionales especializados.

Desde Geslopd ponemos a disposición de autónomos y pymes un software específicamente diseñado para facilitar el cumplimiento de la normativa de protección de datos. Con nuestra herramienta podrás:

  • Generar y mantener actualizado tu registro de actividades de tratamiento.
  • Crear cláusulas informativas y contratos adaptados a tu sector.
  • Gestionar las solicitudes de ejercicio de derechos de tus clientes (ARCO).
  • Documentar las medidas de seguridad implantadas en tu negocio.
  • Recibir alertas y actualizaciones cuando la normativa cambie.

Tanto si eres autónomo como si gestionas una pyme con varios empleados, tenemos una solución adaptada a tus necesidades y a tu presupuesto.

Proteger los datos de tus clientes es proteger tu negocio

La LOPD no es un trámite burocrático más. Es una responsabilidad real que tienes con las personas que confían en ti sus datos. Y en 2026, con la AEPD más activa que nunca y la ciudadanía cada vez más concienciada sobre sus derechos digitales, el cumplimiento ya no es opcional: es una ventaja competitiva.

Si aún no tienes tu negocio adaptado a la normativa, no lo dejes para mañana. Cada día que pasa sin cumplir es un día en el que estás expuesto a una sanción que podrías haber evitado fácilmente.

En Geslopd llevamos años ayudando a autónomos y pymes de todos los sectores a cumplir con la normativa de protección de datos de forma sencilla, rápida y económica. ¿Te ayudamos a dar el primer paso?