La pandemia consolidó el uso de las videollamadas como herramientas cotidianas tanto en el entorno laboral como en el comercial. Reuniones de trabajo, entrevistas, formaciones, atención al cliente o presentaciones comerciales ahora se realizan a menudo por Zoom, Microsoft Teams, Google Meet o herramientas similares.

Sin embargo, a medida que estas prácticas se normalizan, surgen dudas legales importantes: ¿se pueden grabar estas videollamadas? ¿Es legal hacerlo sin informar? ¿Qué consentimiento se requiere para cumplir con la normativa de protección de datos?

En este texto queremos analizar la legalidad de grabar videollamadas bajo el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD), centrándose en los requisitos de transparencia, legitimación y consentimiento.

¿Por qué una videollamada puede contener datos personales?

Una videollamada grabada puede capturar:

  • La imagen de las personas (dato biométrico identificable).
  • La voz y el tono de los participantes.
  • Opiniones, comportamientos y circunstancias personales.
  • Datos sensibles si en la reunión se tratan temas de salud, afiliaciones sindicales, situación familiar, etc.
  • Entornos privados o profesionales reconocibles.

Por tanto, grabar una videollamada supone, en muchos casos, un tratamiento de datos personales, y está sujeto a la normativa vigente.

¿Se pueden grabar legalmente las videollamadas?

Sí, es legal grabar videollamadas siempre que se cumplan los principios y obligaciones establecidos por el RGPD y la LOPDGDD. Grabar sin informar o sin legitimación puede dar lugar a sanciones. Para que la grabación sea legítima, deben cumplirse las siguientes condiciones:

1.   Existencia de una base jurídica válida

El RGPD exige que todo tratamiento de datos personales se fundamente en una base legal. Las principales aplicables al caso de grabaciones son:

  • Consentimiento expreso del interesado (art. 6.1.a)
  • Cumplimiento de una obligación legal (art. 6.1.c)
  • Interés legítimo del responsable del tratamiento (art. 6.1.f)

La más segura y recomendable es el consentimiento informado y explícito, aunque en algunos entornos (como reuniones con finalidad justificable) puede alegarse interés legítimo.

2.   Deber de información previa

Es obligatorio informar a los participantes antes de iniciar la grabación. Esta información debe incluir:

  • Identidad del responsable del tratamiento.
  • Finalidad de la grabación.
  • Base jurídica utilizada (consentimiento o interés legítimo).
  • Tiempo de conservación.
  • Destinatarios, si los hubiera.
  • Derechos que pueden ejercer (acceso, supresión, oposición, etc.)

Este deber se puede cumplir oralmente al comenzar la videollamada, pero es recomendable dejar rastro escrito (por ejemplo, en la invitación por email o en el chat del sistema).

¿Qué tipo de consentimiento se necesita?

Cuando se utilice el consentimiento como base legal, debe cumplir con los siguientes requisitos:

  • Libre: sin coacciones ni consecuencias negativas por no otorgarlo.
  • Informado: con todos los detalles indicados en el apartado anterior.
  • Explícito: mediante una acción clara (aceptación por email, marcar casilla, declaración oral grabada).
  • Revocable: el usuario debe poder retirar su consentimiento en cualquier momento.

No se puede asumir el consentimiento por inacción (por ejemplo, si la persona no abandona la reunión). Tampoco es válido ocultar la grabación o indicarlo sólo al final.

¿Y si la grabación se hace en el entorno laboral?

En contextos laborales, la normativa es algo más matizada. Pueden existir circunstancias donde la empresa alegue interés legítimo, pero siempre debe garantizarse:

  • Proporcionalidad: que la grabación sea necesaria y no haya otras medidas menos intrusivas.
  • Finalidad clara: por ejemplo, documentación de acuerdos, formación o seguridad jurídica.
  • Transparencia: los empleados deben saber cuándo se graba, por qué y con qué condiciones.

Además, en virtud del artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, el empleador puede adoptar medidas de control siempre que se respeten la dignidad y la privacidad del trabajador. La grabación de videollamadas sin informar ni justificar puede considerarse una intromisión ilegítima.

Si la empresa decide grabar regularmente reuniones, debe incluirlo en su política de privacidad interna y/o en el acuerdo laboral, con las finalidades claramente descritas.

¿Cuándo es especialmente relevante pedir el consentimiento?

Aunque legalmente se puede justificar el interés legítimo en algunos casos, hay situaciones donde es altamente recomendable recabar el consentimiento previo, como por ejemplo:

  • Entrevistas de trabajo o procesos de selección.
  • Sesiones terapéuticas, de coaching o médicas online.
  • Clases o formaciones a menores.
  • Reuniones con clientes donde se discutan datos sensibles o estratégicos.
  • Videollamadas grabadas con fines publicitarios, de comunicación o de RRSS.

En estos casos, el consentimiento no solo es más seguro desde el punto de vista jurídico, sino también más respetuoso con los derechos de los participantes.

Consejos prácticos para grabar videollamadas cumpliendo la LOPD

  1. Informa siempre antes de grabar: usa un mensaje claro al inicio y/o en la invitación.
  2. Recoge el consentimiento cuando sea necesario: mejor por escrito o grabado.
  3. Limita el acceso de las grabaciones: solo las personas necesarias.
  4. Establece un tiempo de conversación razonable y elimínalas cuando ya no sean necesarias.
  5. Incluye la finalidad y la legitimidad en tu política de privacidad.
  6. Evita grabar más de lo necesario: desactiva video o micrófonos de quienes no intervienen.
  7. Desactiva la grabación por defecto y actívala solo cuando esté justificado.
  8. Notifica la grabación visualmente si es posible: muchas plataformas lo indican automáticamente, pero no siempre es suficiente.

Consecuencias de no cumplir la normativa

Grabar una videollamada sin informar a los participantes o sin una base legal válida puede conllevar:

  • Sanciones económicas importantes por parte de la AEPD.
  • Reclamaciones individuales de los afectados.
  • Deterioro de la reputación de la empresa o del profesional.
  • Invalidez de acuerdos alcanzados durante la reunión.

En marzo de 2023, por ejemplo, la AEPD sancionó con 10.000 euros a una empresa que grabó entrevistas sin informar ni justificar correctamente. En Geslopd podemos ayudarte a cumplir con la normativa vigente relativa a la LOPD. ¡Mantén tu empresa dentro de la ley!