En la era digital, la cesión de datos entre empresas se ha convertido en una práctica habitual. Desde la subcontratación de servicios hasta el intercambio de información con socios comerciales, la transferencia de datos personales es clave para el funcionamiento de muchas organizaciones.
Sin embargo, la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establecen normas estrictas para garantizar la seguridad y privacidad de las información personal.
Ceder datos sin cumplir la normativa puede derivar en sanciones graves y dañar la reputación de una empresa. Por ello, en este texto analizaremos qué dice la legislación sobre la cesión de datos entre empresas, cuándo es legal, cómo obtener el consentimiento adecuado y qué medidas deben tomarse para evitar incumplimientos.
¿Qué se entiende por cesión de datos personales?
Las cesión de datos personales se refiere a la transparencia de información identificable de una persona (nombre, DNI, correo electrónico, etc.) de una empresa a otra. Esta acción debe cumplir con ciertos requisitos legales para garantizar la protección de la privacidad del titular de los datos.
Es importante diferenciar la cesión de datos del acceso de datos por parte de terceros. Por ejemplo, cuando una persona contrata a un proveedor para gestionar su base de clientes, el proveedor tiene acceso a los datos, pero no los trata por cuenta propia, sino bajo instrucciones de la empresa. En cambio, la cesión de datos implica que la empresa receptora puede utilizarlos con sus propios fines, lo que implica mayores obligaciones legales.
Requisitos legales para la cesión de datos
Para que la cesión de datos entre empresas sea legal, deben cumplirse ciertos requisitos establecidos por la LOPD y el RGPD:
a) Base jurídica para la cesión de datos
La cesión de datos debe basarse en una de las siguientes bases legales:
- Consentimiento expreso del interesado: Se debe informar claramente al titular de los datos sobre la cesión y obtener su autorización explícita.
- Ejecución de un contrato: Si la cesión es necesaria para cumplir con un contrato en el que el interesado es parte, se permite sin consentimiento adicional.
- Cumplimiento de una obligación legal: Algunas normativas exigen la cesión de datos a determinadas entidades, como la Agencia Tributaria o la Seguridad Social.
- Intereses legítimos: En ciertos casos, la cesión puede justificarse si hay un interés legítimo que no vulnere los derechos del interesado. Información clara y transparente
b) Información clara y transparente
Las empresas deben informar a los titulares de los datos sobre:
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- La identidad del cesionario (empresa receptora de datos)
- La finalidad de la cesión
- La base jurídica que permite la cesión
- Los derechos del titular sobre sus datos
Esta información debe incluirse en las políticas de privacidad o contratos que regulen la cesión.
c) Acuerdo de cesión de datos
Para garantizar el cumplimiento normativo, las empresas deben formalizar un acuerdo de cesión de datos en el que establezcan los términos de la transferencia, la finalidad del tratamiento y las responsabilidades de cada parte.
Diferencias entre cesión de datos y acceso por cuenta de terceros
Uno de los errores más comunes es confundir la cesión de datos con el acceso por cuenta de terceros.
- Cesión de datos: La empresa receptora se convierte en responsable del tratamiento de los datos y puede usarlos para sus propios fines. Ejemplo práctico: Una aseguradora vende su base de datos de clientes a una empresa de marketing.
- Encargo de tratamiento: Un proveedor externo sólo accede y trata los datos siguiendo instrucciones de la empresa que los cedió, sin poder utilizarlos para otros fines. Ejemplo práctico: Una empresa contrata un software de gestión que almacena los datos de sus clientes, pero no los usa con otros fines.
Cómo ceder datos sin infringir la normativa
Para evitar sanciones y problemas legales, es recomendable seguir estos pasos al ceder datos entre empresas:
- Analizar la necesidad de la cesión:
Antes de transferir datos, es crucial determinar si la cesión es realmente necesaria o si puede lograrse el mismo objetivo sin compartir información personal.
- Contar con una base jurídica válida:
Asegurarse de que la cesión está amparada en una base legal adecuada, como el consentimiento del interesado o el cumplimiento de un contrato.
- Implementar medidas de seguridad:
Garantizar la protección de los datos durante su transferencia mediante:
- Cifrado de la información
- Restricción de accesos
- Auditorías periódicas sobre el uso de los datos
- Firmar un contrato de cesión de datos
Es recomendable formalizar un contrato entre las partes que establezca claramente:
- Las finalidades del tratamiento
- La responsabilidad de cada empresa
- Las medidas de seguridad aplicadas
- Las cláusulas de confidencialidad
Consecuencias del incumplimiento de la LOPD en la cesión de datos
Las empresas que cedan datos sin cumplir con la normativa pueden enfrentarse a sanciones que varían según la gravedad de la infracción:
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- Infracciones leves: Multas de hasta 40.000 euros.
- Infracciones graves: Multas de hasta 300.000 euros.
- Infracciones muy graves: Multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual.
Además de las sanciones económicas, el daño reputacional puede ser significativo, afectando la confianza de los clientes y socios comerciales.
La cesión de datos entre empresas es una práctica común, pero debe realizarse con sumo cuidado para cumplir con la LOPD y el RGPD. Asegurarse de contar con una base legal, informar a los titulares de los datos y aplicar medidas de seguridad son claves para evitar sanciones.
Si tu empresa necesita asesoramiento sobre la cesión de datos o cualquier otro aspecto de la normativa de protección de datos, en Geslopd podemos ayudarte a cumplir con la ley y garantizar la seguridad de la información.