A pesar de que un personal haya sido despedido de una empresa, esto no significa que toda la responsabilidad ante este trabajador haya terminado.

Aunque no lo creas, como jefe o dueño de una empresa se deben cumplir ciertas obligaciones con cada uno de los empleados. Estas obligaciones van desde el primer día de trabajo hasta la protección de los datos del trabajador a la hora de ser despedido. De esta manera, se evita cualquier posible infracción en el ámbito legal.

Es importante saber que la ley tiene en cuenta si la empresa ha vulnerado la intimidad del trabajador despedido. Esta es la única manera de asegurar que el individuo se encuentre seguro y se pueda detectar cualquier presencia no autorizada para atacar su privacidad.

No obstante, cumplir con cada uno de los parámetros para poder trabajar la protección de datos de un ex empleado puede llegar a ser un poco complejo.

Así que si eres el dueño de una empresa o el encargado de los datos, lo más seguro es que necesites leer este artículo para que no se te quede ninguna duda con respecto al proceso.

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¿Qué significa la protección de datos de trabajadores despedidos?

Puede existir el caso en el que desconozcas la importancia de realizar este proceso. Es por eso que consideramos de gran importancia hablarte un poco sobre su significado.

Cuando se habla de la protección de datos de trabajadores despedidos nos referimos a que al culminar la relación laboral con la empresa, el empleado tiene el derecho de exigir que la empresa cumpla con el bloqueo de sus datos personales.

Esto no es solo un capricho del trabajador, es un artículo que está establecido en la ley de trabajadores de protección de datos. Por lo tanto, está prohibido acceder a los datos del empleado tras el despido.

¿Cómo trabajar la protección de datos de los trabajadores despedidos?

Ahora bien, ya se sabe que es una normativa que cualquier tipo de datos personales deben ser cancelados al momento en el que el empleado ya no esté ofreciendo su servicio a la empresa.

Esta cancelación implica que después del bloqueo de los datos, solo los jueces o tribunales son los únicos entes que pueden tener a mano esta información. Pero, siempre y cuando sea necesario obtener dichos datos.

Por lo tanto, cualquier empresa privada o pública debe cumplir con las siguientes obligaciones con todo lo relacionado a la protección de datos de trabajadores despedidos:

Carta de despido del trabajador

A la hora de que un empleado ha sido despedido, el primer paso obligatorio que se debe cumplir es realizar una carta de despido en el que se detalle la razón y la justificación del despido del trabajador.

Lo más común es que suceda que en la carta haya datos personales del empleado. Aunque también puede darse el caso en el que se mencione a algún tercero.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que la carta no puede contener información que es innecesaria o irrelevante para la finalidad con la que se debe realizar la misma.

Así que para respetar la privacidad del trabajador sólo se puede solicitar datos personales que sean importantes para la razón del despido.

Si tu pregunta es, ¿para qué voy a pedir más datos personales de un empleado que ya no trabaja para mi empresa? La respuesta es sencilla, puede ocurrir que los datos de la carta sean importantes durante un proceso judicial por el despido.

Sin duda alguna, el único documento legal para demandar a un trabajador despedido será dicha carta para poder proceder con una investigación del caso.

Es importante considerar que esta carta de despido no puede ser enviada a ningún tercero, solo la empresa puede tener acceso a ella.

Bloqueo de los datos personales

Como segundo paso, se debe proceder a bloquear todos los datos personales que se tengan del ex empleado. Pero, por ninguna razón, se pueden eliminar.

Esto se debe a que puede existir el caso en el que dichos datos personales deban ser entregados a un juez o tribunales. Esta situación se puede dar si es necesario, porque de lo contrario no se debe acceder a la información.

Por otro lado, después de transcurrir un tiempo de prescripción y se hayan cumplido todas las obligaciones legales del ex empleado, sí que se podrá optar por la eliminación de los datos del trabajador despedido.

También puede suceder que el caso del ex empleado fue más delicado de lo normal. Esto quiere decir que la empresa tiene el derecho de demostrar y justificar la razón por la que no se deberían eliminar los datos.

Autorización para guardar datos por futuras comunicaciones

Si al pasar el tiempo, la empresa necesita los datos personales del trabajador despedido para contactar con él para comunicar una información importante, es obligatorio la aprobación del ex empleado para que pueda suceder ese hecho.

En el caso en el que una empresa ajena contacte contigo para solicitar una referencia y así evaluar al empleado que puede ser que contraten, se debe contar con la autorización del ex empleado para dar alguna información personal.

Es por eso por lo que es importante saber que la empresa no puede suministrar ninguno de los datos personales de un trabajador despedido a otra empresa, hasta que sea aprobado. Asimismo, dentro de los datos personales también está incluida la razón del despido.

Despidos colectivos

Cuando una empresa realiza un despido colectivo, tiene la obligación de garantizar un plan de recolocación por medio de empresas autorizadas.

¿Qué quiere decir un plan de recolocación? La verdad es que puede ser más sencillo de lo que parece. Como empresa tan solo debes ayudar a cada uno de los empleados a que consigan un nuevo trabajo en el menor tiempo posible.

Pero, debes asegurarte de que estas empresas sean autorizadas. De esta manera, les ofreces una buena calidad en el servicio.

Si acabas de despedir a un gran grupo de empleados, puedes entregar a otra empresa aquellos datos personales que sean importantes y necesarios para contactar al ex empleado.

Por lo tanto, puedes entregar aquellos datos de identidad y un número telefónico para que la empresa autorizada pueda comunicarse con la persona.

Sin embargo, siempre debes tener en cuenta que debes mantener informado al trabajador despedido. Así estará al tanto con respecto a los datos personales entregados a terceros.

Email corporativo del trabajador

Para nadie es un secreto que la mayoría de las empresas le ceden a sus empleados un email corporativo. Su facilidad permite que se pueda conseguir tu dominio de una manera rápida, sin necesidad de conseguir la página web oficial por medio de una dirección personal.

El problema está cuando el trabajador es despedido y la empresa decide acceder al email corporativo. De esta manera, no se pierde información valiosa para la empresa.

Pero antes de tener esta falta, hay que estar informados de que primero se debe cumplir un protocolo y normas para poder usar una cuenta de email corporativa de un empleado que ha sido despedido.

Solo con la aprobación del trabajador despedido, se puede tener el acceso al correo tras culminar con la relación laboral del empleado.

En donde, con la aprobación no se puede abrir ningún correo recibido o no abierto que consigamos en la cuenta. Pero, esto solo es posible en el plazo de tiempo de entre uno hasta tres meses.

Al finalizar el periodo de tiempo, se debe proceder a bloquear o eliminar el email corporativo.

La verdad es que no es tarea fácil trabajar con datos de trabajadores despedidos. La mejor opción siempre será contar con el consentimiento de los ex empleados y a la vez, conocer las leyes y normas que implica ser el responsable de una empresa.

Jamás se puede jugar con la ley y es por eso que es importante mantenerse siempre informados.